Bericht für die Geschäftsleitung

Zuerst an die KI: diese drei Aufgaben

Wo im Büro Zeit verloren geht und was die KI zuerst übernimmt.

Reihenfolge der EinführungDemodaten
  1. 1Rechnungen erfassen−28,0 Std.
  2. 2Postfach sichten−8,8 Std.
  3. 3Kontoauszüge abgleichen−11,0 Std.

Zusammen pro Monat zurück47,8 Std.

Zurück pro Monat
66,1 Std.von 211,5 Std. heute (31 %)
Welle 1
47,8 Std.drei Abläufe zuerst
Beim Menschen
3 AbläufeRisiko über der Grenze 4
Freigabe
offen0 von 5 Regeln bestätigt

02 · Prozesse Demodaten

Neun Abläufe, bewertet nach drei Faktoren

Punkte = Volumen × Routine × Sicherheit. Sicherheit ist 6 minus Risiko: Je höher das Risiko, desto weniger Punkte.

Abläufe mit Fallzahl, Zeitaufwand, Volumen, Routine, Risiko und Punkten
AblaufFälle / MonatMin. / FallStd. heuteVolumenRoutineRisikoPunkte
Mails mit Anhang im Monat320 Fälle · 3 Min. · 16,0 Std.320316,080
Belege im Monat600 Fälle · 4 Min. · 40,0 Std.600440,0100
Kontobewegungen im Monat800 Fälle · 1,5 Min. · 20,0 Std.8001,520,060
Erinnerungen im Monat90 Fälle · 6 Min. · 9,0 Std.9069,016
Anfragen im Monat240 Fälle · 5 Min. · 20,0 Std.240520,036
Termine im Monat150 Fälle · 3 Min. · 7,5 Std.15037,545
Abrechnungen im Monat120 Fälle · 10 Min. · 20,0 Std.1201020,09
Voranmeldungen im Monat60 Fälle · 25 Min. · 25,0 Std.602525,08
Abschlüsse und Erklärungen im Monatsschnitt18 Fälle · 180 Min. · 54,0 Std.1818054,02
Summe pro Monat211,5

Volumen (Fälle im Monat): 1 = unter 30, 2 = 30 bis 99, 3 = 100 bis 199, 4 = 200 bis 499, 5 = ab 500. Routine: 1 = jeder Fall anders, 5 = immer gleichförmig. Risiko: 1 = Fehler bleibt folgenlos, 5 = Haftung oder Frist.

Fallzahlen und Minuten sind angenommen. Im echten Bericht stammen sie aus zwei Wochen Zeiterfassung im Büro.

03 · Prioritätenmatrix Demodaten

Ziehen Sie einen Ablauf, die Reihenfolge folgt

Nach rechts steigt das Risiko, nach oben die Routine. Die Größe der Blase zeigt das Volumen.

Risikogrenze: bis zu welchem Risiko bereitet die KI vor?

Ab Risiko 5 bleibt der Ablauf beim Menschen: 3 Abläufe.

↑ Routine (5 = gleichförmig)

Mit der Tastatur: Blase anwählen und mit den Pfeiltasten verschieben.

1Eingangsrechnungen erfassen

Volumen 5 × Routine 5 × Sicherheit 4 = 100 Punkte

Reihenfolge der EinführungPunkte

04 · Prozesskarte Demodaten

Was ändert sich in jedem Ablauf?

Heute, mit KI und was der Mensch prüft. Die KI schlägt vor, das Team entscheidet.

Eingangsrechnungen erfassen

Welle 1 · Rang 1

Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Zahlungsziel aus PDF und Scan in die Buchungsliste übertragen.

Volumen
5
600 Belege im Monat
Routine
5
immer gleichförmig
Risiko
2
geringe Folgen
5 × 5 × 4 = 100 Punkte (Volumen × Routine × Sicherheit) · Welle 1 · Rang 1

Heute

  1. Beleg öffnen und Lieferanten heraussuchen
  2. Nummer, Datum, Betrag und Frist abtippen
  3. Konto und Steuersatz wählen, Zeile buchen

KIMit KI

  1. Liest Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Frist aus
  2. Schlägt Konto und Steuersatz aus früheren Buchungen vor
  3. Markiert unsichere Felder gelb

Mensch prüft

  1. Gelbe Felder mit dem Original vergleichen
  2. Betrag und Steuersatz vor dem Buchen bestätigen
  3. Neue Lieferanten selbst anlegen
heute40,0 Std.
mit KI12,0 Std.

Zurück: 28,0 Std. im Monat (Anteil der KI: 70 %)

DatenBelege enthalten Firmendaten, aber keine Gehaltsdaten. Verarbeitung nur auf EU-Servern.

So sieht dieser Schritt im Alltag aus: Belegeingang als Konzept ansehen

05 · Stunden Demodaten

Stunden im Monat: heute und mit KI

Beispielrechnung je Ablauf. Die Prüfzeit des Teams steckt in den Stunden mit KI.

−66,1 Std.pro Monat zurück, das sind 31 % der Stunden von heute
Heute 211,5 Std.Mit KI 145,4 Std.rund 8 Arbeitstage
Welle 1zurück: 47,8 Std.
1Rechnungen erfassen−28,0 Std.
heute40,0
mit KI12,0
2Postfach sichten−8,8 Std.
heute16,0
mit KI7,2
3Kontoauszüge abgleichen−11,0 Std.
heute20,0
mit KI9,0
Welle 2 · +13,3 Std.gesamt: 61,1 Std.
4Fristen im Blick−5,3 Std.
heute7,5
mit KI2,2
5Mandantenanfragen−8,0 Std.
heute20,0
mit KI12,0
später · +5,0 Std.gesamt: 66,1 Std.
6Mahnwesen−5,0 Std.
heute9,0
mit KI4,0
Beim Menschenbleibt bei den heutigen Stunden
Lohn vorbereiten±0
heute20,0
mit KI20,0
USt-Voranmeldung±0
heute25,0
mit KI25,0
Jahresabschluss±0
heute54,0
mit KI54,0

Anteil der KI am Aufwand je nach Routine: 1 = 10 %, 2 = 25 %, 3 = 40 %, 4 = 55 %, 5 = 70 %. Abläufe über der Risikogrenze bleiben bei den heutigen Stunden.

06 · Risiken und Daten

Was nicht an die KI geht

Fünf Regeln gelten vor dem Start. Sind alle bestätigt, kann die Geschäftsleitung die Reihenfolge freigeben.

Risiken und Gegenmaßnahmen

  • Beleg landet beim falschen MandantenJede Zuordnung wird bestätigt, dazu eine Stichprobe pro Woche.
  • Betrag falsch gelesenUnsichere Felder bleiben gelb, bis ein Mensch sie mit dem Original abgleicht.
  • Frist wird übersehenDoppelte Erinnerung: KI-Hinweis und Wiedervorlage. Gesetzliche Fristen prüft ein Mensch.
  • Daten verlassen das BüroNur EU-Server, Auftragsverarbeitungsvertrag, kein Training mit Mandantendaten.

Geht nie an die KI

GehälterSteuer-IDsKrankenständeZugangsdaten zur SteuerverwaltungBankzugänge

Regeln vor dem Start

0 von 5 bestätigt

Reihenfolge freigeben

Die Geschäftsleitung bestätigt Reihenfolge und Regeln. Der Bericht wird danach als freigegeben geführt.

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