Audyt procesów · Katowice

Przez 26 z 38 dni zamówienie tylko czeka

Audyt drogi zamówienia w Spoinex: gdzie ucieka czas i co zmienić najpierw.

Przykładowe zlecenie

Wiata 6 × 3 m, ocynk

Dzień 38Wysyłka i faktura

czekanie 26,0 dpraca 12,0 d

Dane demonstracyjne

PodsumowanieDane demonstracyjne

Trzy ustalenia z audytu

68%
czasu zamówienia to czekanie, nie praca.
26 z 38 dni roboczych
37%
całego czekania przypada na dwa etapy: zakup materiału i ocynkowanie.
9,5 z 26 dni
18 h
w tygodniu zajmuje ręczne przepisywanie zapytań, list materiałów i faktur.
typowy tydzień

Rekomendacja

Zacząć od kroku 1 i dwóch wąskich gardeł. Pełny plan to 9 kroków w 15 tygodni, wariant minimum: 4 kroki w 6 tygodni.

Zobacz mapę drogową

02 · Droga zamówieniaDane demonstracyjne

Dwa etapy odpowiadają za 9,5 z 26 dni czekania

9 etapów, od zapytania do wysyłki. Czekanie to dni, w których przy zamówieniu nikt nie pracuje. Wąskie gardło zaczyna się od 4 dni czekania.

Co się dzieje
Zapytanie przychodzi e-mailem lub telefonem. Handlowiec przepisuje wymiary, materiał i termin do arkusza.
Dlaczego zamówienie czeka
Wiadomości czekają we wspólnej skrzynce na przepisanie, zwykle do następnego dnia.
Czekanie 2,0 d · praca 0,5 d · 7% całej drogi
Co zmieniamyK1AI czyta zapytania z poczty
Co się dzieje
Handlowiec prosi biuro o ilość stali i czas pracy, potem liczy cenę.
Dlaczego zamówienie czeka
Wycena czeka na odpowiedź biura, a każdy wyrób liczy się od zera.
Czekanie 3,0 d · praca 1,0 d · 11% całej drogi
Co zmieniamyK1AI czyta zapytania z poczty K2Szablony wycen i rysunków
Co się dzieje
Konstruktor rysuje elementy i zestawia listę części oraz operacji.
Dlaczego zamówienie czeka
Wiaty, balustrady i schody powtarzają się, ale nie mają szablonów: rysunek powstaje od początku.
Czekanie 2,0 d · praca 2,5 d · 12% całej drogi
Co zmieniamyK2Szablony wycen i rysunków K3Lista materiałów z szablonu
Co się dzieje
Zakupy zamawiają blachy, profile i śruby według listy z rysunków.
Dlaczego zamówienie czeka
Listę przepisuje się do arkusza, a dostawcy potwierdzają terminy mailem. Zamówienia wychodzą raz dziennie.
Czekanie 4,5 d · praca 0,5 d · 13% całej drogi
Co zmieniamyK3Lista materiałów z szablonu K4Zamówienia materiału bez Excela
Co się dzieje
Magazyn przyjmuje dostawę, a pracownik cięcia kroi elementy według listy.
Dlaczego zamówienie czeka
Cięcie czeka na materiał i na wolny termin pilarki i plazmy.
Czekanie 2,5 d · praca 1,5 d · 11% całej drogi
Co zmieniamyK4Zamówienia materiału bez Excela K5Plan produkcji i kolejka spawalni
Co się dzieje
Spawacze składają konstrukcję z elementów. Po złożeniu następuje kontrola wymiarowa.
Dlaczego zamówienie czeka
Kolejkę zleceń ustala odprawa poranna, a priorytety zmieniają się w ciągu dnia.
Czekanie 3,5 d · praca 4,0 d · 20% całej drogi
Co zmieniamyK5Plan produkcji i kolejka spawalni
Co się dzieje
Konstrukcje jadą do zewnętrznej ocynkowni na cynkowanie ogniowe albo do malarni.
Dlaczego zamówienie czeka
Terminy ustala się osobno dla każdego zlecenia, a ocynkownia zbiera wsad do pełnego załadunku.
Czekanie 5,0 d · praca 1,0 d · 16% całej drogi
Co zmieniamyK6Stałe terminy w ocynkowni
Co się dzieje
Kontrola grubości powłoki i wymiarów, protokół odbioru.
Dlaczego zamówienie czeka
Protokoły i dokumenty spawalnicze leżą w kilku miejscach, więc odbiór zaczyna się od ich szukania.
Czekanie 1,5 d · praca 0,5 d · 5% całej drogi
Co zmieniamyK8Dokumenty jakości i wysyłki
Co się dzieje
Załadunek, dokument WZ i faktura po potwierdzeniu wysyłki.
Dlaczego zamówienie czeka
Fakturę wystawia się ręcznie po telefonie z magazynu, a klient dopytuje o termin.
Czekanie 2,0 d · praca 0,5 d · 7% całej drogi
Co zmieniamyK7Statusy dla klienta K8Dokumenty jakości i wysyłki K9Faktura po wysyłce

czekaniepracawąskie gardło, czekanie od 4 dni

03 · Mapa drogowaDane demonstracyjne

9 kroków w 15 tygodni

Kliknij krok, by zobaczyć szczegóły. Przeciągnij pasek albo użyj przycisków: zależne kroki przesuną się razem z nim.

Start pon., 19 paźKoniec pt., 29 sty15 tygodni

Tydzień od startu

119 paź516 lis914 gru1311 sty178 lut

Wiadomość od klienta trafia do narzędzia, które wyciąga wymiary, materiał, powłokę i termin, i wypełnia zlecenie. Handlowiec sprawdza je i zatwierdza. AI AI proponuje, decyduje handlowiec.
Koncepcja SpoinexZobacz, jak to działa: zamówienia z pocztyAI
Odpowiada
DHDyrektor handlowy
Wspiera
ITInformatyk
Termin
pon., 19 paź – pt., 6 lis
Zależy od
brak, krok startuje pierwszy
Nakład
12 osobodni · 24 000 zł
Zapas
brak zapasu: opóźnienie tego kroku przesuwa koniec planu
Skraca
Etap 1 · Przyjęcie zapytania: czekanie −1,5 d, praca −0,3 d
Etap 2 · Wycena: czekanie −0,5 d
Dla wiat, balustrad i schodów powstają szablony z parametrami. Wycena i rysunki biorą się z wymiarów, a nie z pustej kartki.
Odpowiada
BKSzef biura konstrukcyjnego
Wspiera
TEGłówny technolog
Termin
pon., 9 lis – pt., 27 lis
Zależy od
K1
Nakład
20 osobodni · 22 000 zł
Zapas
brak zapasu: opóźnienie tego kroku przesuwa koniec planu
Skraca
Etap 2 · Wycena: czekanie −1,0 d, praca −0,5 d
Etap 3 · Rysunki warsztatowe: czekanie −0,5 d, praca −1,0 d
Z szablonu powstaje lista materiałów i operacji, bez przepisywania do arkusza.
Odpowiada
TEGłówny technolog
Wspiera
BKSzef biura konstrukcyjnego, ITInformatyk
Termin
pon., 30 lis – pt., 11 gru
Zależy od
K2
Nakład
10 osobodni · 14 000 zł
Zapas
brak zapasu: opóźnienie tego kroku przesuwa koniec planu
Skraca
Etap 3 · Rysunki warsztatowe: czekanie −0,5 d
Etap 4 · Zamówienie materiału: czekanie −0,5 d, praca −0,2 d
Lista materiałów trafia do zakupów jako gotowe zamówienie, a potwierdzenia dostawców wracają w jedno miejsce.
Odpowiada
ZAKierownik zakupów
Wspiera
ITInformatyk
Termin
pon., 14 gru – pt., 1 sty
Zależy od
K3
Nakład
8 osobodni · 12 000 zł
Zapas
zapas 4 tygodnie: krok można przesunąć bez opóźnienia końca
Skraca
Etap 4 · Zamówienie materiału: czekanie −2,0 d
Etap 5 · Przyjęcie i cięcie: czekanie −0,5 d
Wspólna tablica zleceń z terminami zastępuje odprawę na słowo. Zmianę priorytetu widać od razu.
Odpowiada
KPKierownik produkcji
Wspiera
ITInformatyk, TEGłówny technolog
Termin
pon., 14 gru – pt., 1 sty
Zależy od
K3
Nakład
14 osobodni · 16 000 zł
Zapas
brak zapasu: opóźnienie tego kroku przesuwa koniec planu
Skraca
Etap 5 · Przyjęcie i cięcie: czekanie −1,0 d
Etap 6 · Spawanie i montaż: czekanie −1,5 d
Umowa ramowa i tygodniowy plan wysyłek. Wsad zbiera się według planu, a nie do pełnego załadunku.
Odpowiada
LOKierownik logistyki
Wspiera
KPKierownik produkcji
Termin
pon., 4 sty – pt., 15 sty
Zależy od
K5
Nakład
4 osobodni · 6 000 zł
Zapas
zapas 2 tygodnie: krok można przesunąć bez opóźnienia końca
Skraca
Etap 7 · Ocynkowanie: czekanie −3,0 d
Klient dostaje wiadomość przy każdym etapie: przyjęto, w produkcji, gotowe do wysyłki.
Odpowiada
DHDyrektor handlowy
Wspiera
ITInformatyk
Termin
pon., 4 sty – pt., 15 sty
Zależy od
K5
Nakład
6 osobodni · 11 000 zł
Zapas
brak zapasu: opóźnienie tego kroku przesuwa koniec planu
Skraca
Telefony o status: -16 w tygodniu
Protokoły, certyfikaty spawalnicze i dokument WZ trafiają w jedno miejsce, przypisane do zlecenia.
Odpowiada
JKKierownik jakości
Wspiera
LOKierownik logistyki
Termin
pon., 4 sty – pt., 15 sty
Zależy od
K5
Nakład
6 osobodni · 9 000 zł
Zapas
brak zapasu: opóźnienie tego kroku przesuwa koniec planu
Skraca
Etap 8 · Kontrola jakości: czekanie −1,0 d, praca −0,1 d
Etap 9 · Wysyłka i faktura: czekanie −0,5 d
Po potwierdzeniu wysyłki powstaje szkic faktury z danych zlecenia. Księgowa sprawdza go i zatwierdza.
Odpowiada
KSGłówna księgowa
Wspiera
ITInformatyk
Termin
pon., 18 sty – pt., 29 sty
Zależy od
K7 K8
Nakład
5 osobodni · 8 000 zł
Zapas
brak zapasu: opóźnienie tego kroku przesuwa koniec planu
Skraca
Etap 9 · Wysyłka i faktura: czekanie −1,0 d, praca −0,2 d

krokścieżka krytycznazapas czasuAIkrok z udziałem AI

04 · OdpowiedzialniDane demonstracyjne

Kto odpowiada za który krok

Każdy krok ma jednego właściciela po stronie Spoinex. Lista zmienia się razem ze scenariuszem i terminami z mapy drogowej.

DH
Dyrektor handlowyHandel
18 osobodni
- K1AI czyta zapytania z pocztytyg. 1–3
- K7Statusy dla klientatyg. 12–13
BK
Szef biura konstrukcyjnegoBiuro konstrukcyjne
20 osobodni
- K2Szablony wycen i rysunkówtyg. 4–6
Wspiera K3
TE
Główny technologTechnologia
10 osobodni
- K3Lista materiałów z szablonutyg. 7–8
Wspiera K2 K5
ZA
Kierownik zakupówZakupy
8 osobodni
- K4Zamówienia materiału bez Excelatyg. 9–11
KP
Kierownik produkcjiProdukcja
14 osobodni
- K5Plan produkcji i kolejka spawalnityg. 9–11
Wspiera K6
LO
Kierownik logistykiLogistyka
4 osobodni
- K6Stałe terminy w ocynkownityg. 12–13
Wspiera K8
JK
Kierownik jakościDział jakości
6 osobodni
- K8Dokumenty jakości i wysyłkityg. 12–13
KS
Główna księgowaKsięgowość
5 osobodni
- K9Faktura po wysyłcetyg. 14–15

05 · WskaźnikiDane demonstracyjne

Droga zamówienia krótsza o 17,3 d

Wartości docelowe dla scenariusza «Optimum». Po zmianie scenariusza lub terminów wskaźniki liczą się od nowa.

Czas przejścia zamówienia20,7 dbyło 38,0 d−17,3 d
Udział czekania53%było 68%−15%
Ręczne przepisywanie2 h/tyg.było 18 h/tyg.−16 h/tyg.
Telefony o status8 w tyg.było 24 w tyg.−16 w tyg.

Etap po etapie: było i cel

1Przyjęcie zapytania2,5 d0,7 d
2Wycena4,0 d2,0 d
3Rysunki warsztatowe4,5 d2,5 d
4Zamówienie materiału5,0 d2,3 d
5Przyjęcie i cięcie4,0 d2,5 d
6Spawanie i montaż7,5 d6,0 d
7Ocynkowanie6,0 d3,0 d
8Kontrola jakości2,0 d0,9 d
9Wysyłka i faktura2,5 d0,8 d

byłocel

06 · Scenariusze i ryzykaDane demonstracyjne

Dwa warianty wdrożenia i to, co może pójść nie tak

Budżet obejmuje narzędzia, integracje i pomoc zewnętrzną. Nakład zespołu to czas pracowników Spoinex.

MinimumTylko wąskie gardła
Zakres
4 kroki w 6 tygodni
Czas przejścia
30,2 d zamiast 38,0 d
Budżet orientacyjny
53 000 zł
Nakład zespołu
30 osobodni
OptimumCały plan
Zakres
9 kroków w 15 tygodni
Czas przejścia
20,7 d zamiast 38,0 d
Budżet orientacyjny
122 000 zł
Nakład zespołu
85 osobodni

Czego nie ruszamy

Spawanie i montaż
Spawacze z uprawnieniami pracują jak dotąd. Zmienia się tylko kolejka zleceń.
Kontrola wymiarowa i odbiór
Wykonuje ją człowiek, protokół podpisuje dział jakości.
Wybór ocynkowni
Zostajemy przy obecnych kooperantach. Ustalamy tylko terminy.
Wyceny powyżej 50 000 zł
Nadal zatwierdza je dyrektor handlowy.

Ryzyka i jak je ograniczamy

Zespół wróci do starego arkusza
PrawdopodobieństwośrednieWpływwysokie
Krok 1 działa równolegle ze starym arkuszem przez 3 tygodnie. Kierownicy dostają skróconą instrukcję.
Odpowiada: Dyrektor handlowy
AI źle odczyta wymiar lub materiał AI
PrawdopodobieństwośrednieWpływwysokie
Handlowiec zatwierdza każde zlecenie, a pola o niskiej pewności są oznaczone.
Odpowiada: Dyrektor handlowy
Ocynkownia nie przyjmie stałych terminów
PrawdopodobieństwoniskieWpływśrednie
Umowa ramowa z dwoma kooperantami i zapas jednego dnia w planie.
Odpowiada: Kierownik logistyki
Szczyt sezonu zbiegnie się z wdrożeniem
PrawdopodobieństwowysokieWpływśrednie
Start poza szczytem. Kroki 5–6 można przesunąć na mapie drogowej bez zmiany kolejności.
Odpowiada: Kierownik produkcji
Dane w arkuszach są niepełne
PrawdopodobieństwowysokieWpływniskie
Porządkowanie danych w pierwszych dwóch tygodniach kroku 2.
Odpowiada: Szef biura konstrukcyjnego

Decyzja

Zatwierdzenie planu

Zatwierdzany plan: Optimum · start pon., 19 paź · koniec pt., 29 sty